Guide d'utilisation

Guide du BA

Le BA visite les marchands de sa tournée et prouve chaque passage sur place.

Commencer la journée

1. Ouvrir ORBITE et faire la prise de service : un selfie et la position sont exigés. Sans prise de service, pas de visite.
2. Consulter la tournée du jour. Elle se génère seule à la première ouverture de la journée, en mettant en tête les points les plus en retard de visite.

La position n'est enregistrée que pendant le service, et seulement quand l'application est ouverte. Hors service, aucun suivi.

Faire une visite

1. Arriver au point. Le bouton reste bloqué tant que le BA est à plus de 75 m ou que le GPS est trop imprécis. Se mettre à découvert quelques secondes aide.
2. Scanner le QR collé chez le marchand. S'il est abîmé, saisir le code imprimé dessous : la visite rapporte moins et part en vérification.
3. Prendre la photo de façade dans l'application. La galerie du téléphone n'est pas accessible.
4. Remplir le formulaire.
5. Rester au moins 5 minutes, puis envoyer. La note et le détail des preuves s'affichent aussitôt.

Point sans position, nouveau point

• Recenser un point qui n'a pas encore de position : l'application mesure la position pendant une minute. La position reste provisoire jusqu'à sa vérification.
• Créer un nouveau point : l'application bloque les doublons.

Sans réseau

Continuer normalement : chaque visite est gardée sur le téléphone, puis envoyée seule au retour du réseau, sans doublon. Ne pas effacer les données du navigateur tant que tout n'est pas parti, et ne pas attendre plusieurs jours : le serveur contrôle le délai d'envoi et refuse les visites d'une journée déjà clôturée.

Contester, déclarer une pause ou une absence

• Contester une visite rejetée : la contestation part chez le manager, qui décide avec un motif.
• Déclarer une pause, un retard ou une absence. Ne jamais indiquer de raison médicale : l'application n'en demande pas.

Les visites groupées au même endroit, les trajets impossibles et les photos réutilisées déclenchent une alerte chez le superviseur.

Guide du superviseur

Le superviseur encadre une équipe de BAs depuis son téléphone : il suit, tranche, contrôle et clôture la journée.

Suivre l'équipe

La carte montre chaque BA de l'équipe, avec son selfie de prise de service du jour.

Traiter les alertes

• Chaque alerte a une échéance. Passé ce délai, elle monte automatiquement chez le manager.
• Classer une alerte sans suite exige un motif, visible du manager. Un second classement sans suite pour le même agent remonte au manager.

Visites à vérifier

Les visites à note intermédiaire, sans QR scanné ou trop courtes arrivent dans « À vérifier ». Les valider ou les rejeter, au fil de la journée.

Contre-visites

Des visites déjà faites sont tirées au sort chaque jour. Le superviseur s'y rend : la contre-visite exige d'être sur place, avec le même périmètre que les BAs. Son résultat confirme ou infirme la visite du BA.

Tournées

Le superviseur peut régénérer les tournées et redistribuer celle d'un absent entre les autres BAs.

Clôturer la journée

La clôture est refusée tant qu'il reste des alertes ou des vérifications en attente. Clôturer en fin de journée seulement : les visites d'une journée clôturée ne sont plus acceptées.

Guide du manager

Le manager pilote l'ensemble depuis un ordinateur : équipes, comptes, points, arbitrages, paramètres et données.

Tableau de bord

Chiffres réels de la base, pour la journée en cours. Tout à zéro est normal tant qu'aucune visite n'a été faite.

La couverture compte les points visités au moins une fois sur 30 jours, visite validée ou provisoire.

Escalades, contestations, contrôles

• Escalades et contestations : décider avec un motif. Chaque décision entre au journal d'audit.
• Contrôles de 2e niveau : revoir sur dossier des visites déjà validées par les superviseurs.
• Mes contrôles terrain : le manager peut ouvrir l'espace superviseur sur son téléphone pour contrôler lui-même sur le terrain.

Équipes et utilisateurs

1. Créer l'équipe : nom et zone.

   

2. Créer le superviseur, puis les BAs : identifiant, rôle, prénom, nom, équipe.

   

3. Noter le mot de passe provisoire et le code d'activation. Ils ne s'affichent qu'une fois : les remettre en main propre, jamais dans un groupe.

• Changer de téléphone : motif obligatoire ; l'ancien téléphone est déconnecté aussitôt, un nouveau code s'affiche.
• Suspendre un compte (départ, fraude) : motif obligatoire ; ses sessions sont coupées immédiatement. L'historique de ses visites est conservé.
• Nouveau mot de passe : motif obligatoire.
• Double authentification d'un autre manager : la réinitialiser s'il a perdu son téléphone, avec un motif.

Points et QR

• Import CSV des points : toujours « Simuler » d'abord. La simulation n'écrit rien et annonce créations, mises à jour et erreurs ; ensuite « Importer ».
• Colonnes : code;nom;msisdn;segment;zone;equipe;ba;lat;lon;adresse. Numéro Airtel en 04 ou 05 ; sans coordonnées, le point est recensé au premier passage ; ba est l'identifiant du BA responsable du point.
• Planches de QR : imprimer celle de l'équipe sur étiquettes autocollantes. Le code sous chaque QR sert à la saisie manuelle.

Paramètres

Périmètre de visite, précisions GPS, seuils du score, délai d'escalade, taux de contre-visite, taille des tournées. Chaque valeur est bornée, chaque changement exige un motif et entre au journal avec l'avant et l'après.

Avec deux managers actifs, un changement de paramètre ou une confirmation de fraude attend la validation de l'autre manager ; le demandeur ne peut pas valider sa propre demande, qui expire après 48 heures.

Journal d'audit et export

• Journal d'audit : toutes les décisions, avec auteur et heure. Personne ne peut le modifier. Il indique aussi chaque nuit si la sauvegarde a été restaurée avec succès en test.
• Exporter les visites (CSV) : période d'un an au plus ; chaque téléchargement est tracé. Dans Excel, ouvrir le fichier par Données, puis « À partir d'un fichier texte », en UTF-8, si les accents s'affichent mal.